QuickBooks & Comptabilité
Match, Add ou Transfer ? La Règle QuickBooks pour Éviter les Doublons
QuickBooks compte-t-il le même paiement deux fois ? Voici la règle de 3 secondes qui corrige le problème.
Vous enregistrez une facture client et un paiement dans QuickBooks. Quelques jours plus tard, ce même paiement apparaît dans votre flux bancaire. Vous cliquez sur Add. Sans le réaliser, QuickBooks a maintenant peut-être deux enregistrements pour le même argent.
C'est l'une des erreurs comptables les plus fréquentes chez les propriétaires de petites entreprises sur QuickBooks Online, et elle gonfle discrètement les revenus, fausse le rapprochement bancaire, et crée de la confusion au moment des impôts.
La règle qui corrige le problème
Chaque transaction qui arrive dans votre flux bancaire a besoin d'une de ces trois actions, jamais devinée, toujours vérifiée :
- MATCH : la transaction existe déjà dans QuickBooks (un paiement client déjà enregistré).
- ADD / CATEGORIZE : la transaction est réellement nouvelle (une dépense que vous n'avez saisie nulle part ailleurs).
- TRANSFER : l'argent s'est déplacé entre vos propres comptes (compte courant vers épargne).
La règle d'or : si la transaction est déjà enregistrée dans QuickBooks, retrouvez-la et faites Match. Ne créez pas une deuxième transaction de revenu pour de l'argent déjà comptabilisé.
Vous avez déjà cliqué sur « Add » par erreur ?
Pas de panique, et ne supprimez pas la facture ou le paiement original. QuickBooks propose une option Undo qui renvoie l'entrée incorrecte dans la zone de révision, où vous pourrez la faire correspondre correctement.
Signes d'alerte à vérifier dès aujourd'hui
- Le revenu semble soudainement plus élevé que prévu
- Un paiement client apparaît deux fois
- Le solde bancaire dans QuickBooks n'a pas de sens
- Le rapprochement bancaire semble plus difficile que d'habitude
Si l'un de ces points vous semble familier, votre comptabilité cache peut-être déjà quelques doublons.
Nous avons rassemblé le guide complet, le schéma de décision en 3 secondes, et la marche à suivre étape par étape dans un guide gratuit d'une page.
Si vous préférez qu'on révise directement votre fichier QuickBooks et qu'on nettoie ce qui est déjà en double, c'est exactement ce que nous faisons.